PRIMER ACTA:

Lo usual en nuestro medio es la falta de quórum en la primera reunión. No por ello hay que dejar de hacer esa acta. El artículo 51 de la ley dice:

Si transcurrida una hora a la fijada en la convocatoria y no hubiera el quórum requerido, el Secretario o quien hagas sus veces levantará un acta en que conste esa circunstancia, así como el número, nombre  y porcentaje de participación de los asistentes a  la Asamblea de Propietarios.

Además de los requisitos de la norma transcrita, el acta debe ser titulada como se expresa más abajo y contener los datos de la citación, por ejemplo, la fecha en que se realizó, la fecha fijada en la convocatoria para llevar a cabo la reunión que debe coincidir con la fecha de celebración de la reunión, y la forma como fue notificada. Esa acta debe protocolizarse con la de segunda convocatoria para que sea inscribible en el Registro Público.

La razón jurídica para hacer dos actas se origina en el artículo 51, que dice que “si la decisión es tomada en sesión de segunda convocatoria aplica lo dispuesto en el artículo 32”. Para poder realizar una reunión con  el quórum que señala el artículo 32, tiene que haberse realizado una primera reunión válida en los aspectos formales (citación dentro de los plazos legales, la forma de notificación, el informe anual y agenda) en la cual no hubo el quórum de más de la mitad ni el 20% de los propietarios.

SEGUNDA ACTA:

El encabezado de la primera y segunda acta debe ser igual. La omisión de cualquier detalle, hará que el acta no sea inscribible en el Registro Público.

1.- Titular el documento indicando si se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria de la asamblea de propietarios del PH, seguida del nombre del edifico.  Debe colocarse el número de acta, ya sea en línea aparte o bien al lado de la palabra acta. Las actas de junta directiva no se inscriben, salvo que impliquen algún cambio, por ejemplo, la designación de un nuevo administrador.

2.- Una vez puesto el título debe indicarse la ciudad en donde se celebró la reunión fecha y hora. El nombre de la ciudad es importante para los efectos de saber la provincia en donde está inscrito el PH. La fecha y hora es para que comprobar que se cumplió con la fecha y hora de la convocatoria. Convocatoria es sinónimo de “citación”.

3.- Indicar quién y cuándo se hizo la convocatoria. Por regla general, la convocatoria la hace el administrador, pero también la puede hacer “algún miembro de la junta directiva”. Transcribir el aviso de convocatoria textualmente.

4.- La convocatoria debe ser no menos de 10 días y no más de 20 días hábiles de la fecha de la reunión. Señalar el medio o la forma que se usó para la notificación de la reunión a los propietarios.

5.- La convocatoria en los casos señalados en el artículo 50 de la ley, la puede hacer el 20% de los propietarios que se encuentren al día en el pago de las cuotas de mantenimiento. De acuerdo al artículo cinco numeral 18, estar al día es una mora en el pago de los gastos comunes de hasta dos meses máximo. A partir del día 61, se ha incurrido en morosidad, lo que significa que no se está al día.

6.- Indicar cuántos propietarios tiene el inmueble y cuántas unidades inmobiliarias forman la propiedad horizontal. Indicar cuántos propietarios están representados en la reunión y que todos los propietarios con derecho a voto están al día en sus obligaciones financieras para con el PH. De esta manera se determina el quórum. El quórum será más de la mitad de los propietarios independiente del número de unidades que tenga cada uno de ellos. Se trata de una reunión de propietarios, por lo tanto, solo pueden estar propietarios, por sí mismos o representados. En caso de estar representado algún propietario hay que dejar constancia de la persona que está presente y a quien representa. Es conveniente que se mencione si el poder ha sido otorgado por documento público o privado.

7.- Las personas jurídicas propietarias de una o más unidades inmobiliarias deben estar representada por una sola persona natural.

8.- Es importante señalar que si la unidad inmobiliaria está a nombre de una persona jurídica, esta es la que debe figurar en el acta, señalando siempre quién es la persona natural que la representa. Por ejemplo, Fundación Los Trigueros, representada por Pablo Fernández.

9.- El administrador, persona jurídica o natural, no puede representar a ningún propietario

10.- Si una hora después de la señalada en la citación y no hay el quórum legal, el secretario dejará constancia de ello, expresando que a la hora de la citación los asistentes eran tantos propietarios que representan tal porcentaje del total. Pasada la hora de la convocatoria y con un 20% de propietarios presentes,  se podrá sesionar y tomar decisiones válidas, excepto elegir una nueva junta directiva, que requiere del voto del 51% de los propietarios.

11.- Listar el número de finca y sus datos de inscripción en el Registro Público que corresponda a cada unidad inmobiliaria, incluyendo el nombre de su propietario y el coeficiente de participación. Mencionar el porcentaje del total de unidades inmobiliarias del PH presente y el porcentaje de propietarios presentes. El Registro Público verificará esta información para comprobar que se trata de las fincas y los propietarios de la respectiva propiedad horizontal.

12.- Si no está presente el 20% de los propietarios habrá que hacer una nueva convocatoria dentro de los mismos plazo de la convocatoria original, pero en este caso se requiere el 33% de los propietarios que estén al día en sus obligaciones financieras (art 32). Debe entenderse por la redacción del artículo 32, que del total de propietarios al día en sus obligaciones, el 33% de ellos hacen el  quórum necesario para celebrar la reunión.

13.- Indicar el nombre de la persona que preside y la que actúa como secretario (a) de la reunión, los cuales deben coincidir con los inscritos en el Registro Público. Para el caso que otras personas distintas a las inscritas en el Registro Público ocupen esos cargos durante la reunión, debe indicarse la razón por la cual ocupan el cargo y cómo fueron electos. Por ejemplo, por ausencia de los titulares. La ausencia del presidente puede ser suplida en la forma que indica el artículo 52.

14.- Quien presida la Asamblea de Propietarios deberá estar a paz y salvo en las cuotas de gastos comunes y obligaciones financieras con la propiedad horizontal.

15.- Quien presida la reunión debe estar al día o paz en sus obligaciones financieras con la el PH (Art., 52).

16.- A continuación se transcribe el aviso de convocatoria y los puntos a tratar dejando constancia que se sometió a aprobación y si fue aprobada o modificada. En ese último caso, cómo fue modificada.

17.- Breve resumen de los asuntos tratados y discutidos contenidos en la convocatoria.

18.- La parte resolutiva es muy importante. Hay que dejar constancia si los temas tratados han sido aprobados por unanimidad  o por mayoría de votos, indicando en ese caso, el total de votos obtenidos para cada tema. Cada propietario tendrá un voto por cada unidad inmobiliaria que tenga inscrita a su nombre en el Registro Público.

19.- Para que las decisiones adoptadas sean válidas, se requiere que sean aprobadas por mayoría de los propietarios presentes o representados. “Los propietarios que no se encuentren al día en el pago de las cuotas comunes y demás obligaciones financieras” solo podrán ejercer el derecho a voz. Para aquellas situaciones que requieran ser aprobadas por el voto de los propietarios y que la ley no haya señalado un porcentaje específico para que tengan valor, se aprobaran por mayoría simple. (Art., 45)

20.- Fecha y hora de terminación de la reunión. El acta debe llevar la firma del que presidió y del que actúo como secretario.

21.- Si en la reunión aprueban cambios de junta directiva, ratificación o cambio de administrador u otra circunstancia que produzca efectos respecto de terceros, el acta debe protocolizarse e inscribirse en el Registro Público, en cuyo caso hay que señalar la persona que ha sido autorizada para protocolizar e inscribir el acta. En este caso el acta que se presenta a la Notaria debe llevar debajo de la firma del presidente y del secretario una certificación que diga: “es fiel copia del acta original que consta en el registro de actas”. La firma el secretario certificando el acta como copia original, es muy importante; por lo que el documento llevará dos veces la firma del secretario.

22.- Los propietarios que sean elegidos miembro de la Junta Directiva deberá estar a paz y salvo (art 59). Para ser miembro de la Junta Directiva se necesita ser propietario de por lo menos, una unidad inmobiliaria en el PH (art 58).

23.- Deberá incluirse en el acta el número de cédula de identidad personal de los directores y si fuera una persona jurídica sus datos de inscripción en el Registro Público.

24.- Toda decisión adoptada por la Asamblea de Propietarios para que surta efecto legal y sea de obligatorio cumplimiento deberá ser aprobada por más de la mitad de todas las unidades inmobiliarias que estén al día con todas sus obligaciones financieras, salvo lo establecido en los artículos 32 y 51, en cuyo caso la mayoría para tomar decisiones válidas varía. (Énfasis propio)

25.- Hay que tener en cuenta que si la unidad inmobiliaria pertenece a dos o más personas, “los interesados deberán designar a una sola persona natural para que ejerza los derechos correspondientes a la calidad de propietario de la respectiva unidad inmobiliaria en las reuniones de la Asamblea, así como para efectos de notificaciones y para todos los actos relativos a la propiedad horizontal”. Dado un caso como el señalado, solo uno de los propietarios podrá participar con derecho a voz y voto en todas las reuniones de propietarios y se cuentan como un solo propietario.

QUORÚM PARA TOMAR DECISIONES

Tratándose de asamblea de propietarios, lo lógico es que las decisiones válidas sean aquellas tomadas por la mayoría de ellos. Todo el capítulo II de la ley del artículo 47 al 54 hace referencia a los propietarios, excepto el artículo 53.

Este artículo señala que para que una decisión adoptada por la asamblea de propietarios sea válida y surta efecto legal, “deberá ser aprobada por más de la mitad de todas las unidades inmobiliarias que estén al día en todas sus obligaciones financieras”. (Énfasis propio)

Obviamente las unidades inmobiliarias no pueden votar. Votan los propietarios. No hay duda que se trata de un gazapo, un yerro que por inadvertencia dejo escapar el legislador. En todo caso si atendemos a la letra de la ley, el resultado no podrá ser distinto en cuanto que las unidades inmobiliarias están representadas por personas y a la hora de votar, sus votos deben representar la misma cantidad porcentual de votos afirmativos o negativos de los propietarios que están a favor o en contra.

Para el caso que se trate de segunda convocatoria, las decisiones deberán ser tomadas de acuerdo a los porcentajes que dice el artículo 32 y 51, según dice la norma y esos dos artículos se refieren a propietarios.

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA

Si se trata de una asamblea extraordinaria se deben cumplir todos los pasos señalados igual como cualquier otra asamblea. En este tipo de asamblea solo se pueden tratar los asuntos que han sido especialmente  señalados en la convocatoria.