Rendición de Cuentas
1.- RENDICIÓN DE CUENTAS
Este tipo de proceso no está dentro de los supuestos 
para los cuales se aplica el No. 7 del artículo 1345 del Código Judicial.
Nos referimos a un tipo de proceso que puede interponerse contra el administrador del PH.
El administrador de un PH tiene una relación con la Junta Directiva que actúa como su superior inmediato; luego tiene otro superior jerárquico que es la Asamblea de Propietarios.
La ley le da al Administrador una serie de funciones y obligaciones, todas las cuales debe cumplir en el desempeño de su cargo.
Todas esas obligaciones nacen de la relación jurídica que se da entre el administrador y los propietarios, representados en la Asamblea y en la junta directiva.
El Administrador no es más que un mandatario y por lo tanto, se le aplican todas las reglas del contrato de mandato del Código Civil, en especial lo dispuesto en el artículo 1411 que dice los siguiente:
“Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandate cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al segundo.”
No obstante lo anterior, hay que señalar que entre las obligaciones del Administrador listadas en el artículo 72 de la Ley, no está la de rendir cuenta de su gestión.
El artículo 73 solo menciona como parte de las obligaciones del administrador la de informar a la junta directiva sobre las violaciones a la Ley, al Reglamento (debe suponerse que se trata del Reglamento de copropiedad) y al Reglamento de uso.
Es la única vez que se menciona como parte de las obligaciones del administrador, la palabra “informar”, que aun en este caso, soy de la opinión que no se usa como sinónimo de rendir cuenta de su gestión.
Nota: usamos la expresión PH la mayor de las veces para referirnos a la Asamblea de Propietarios, la cual goza de personería jurídica propia; en otras para referirnos al inmueble
Las obligaciones del administrador pueden clasificar en dos grupos. El primero, el de rendición de cuentas de los dineros recibidos y el de los gastos efectuados; y el segundo, se refiere a un detalle de las gestiones y actuaciones realizadas a nombre del PH.
La ley ni siquiera incluyó como parte de las obligaciones del Tesorero, la de rendir cuentas de los dineros recibidos y de los gastos efectuados.
Solo se le señala como función la de “velar por el buen manejo de los dineros y patrimonio”, y esa función no es la de rendir cuentas.
Ni siquiera la Junta Directiva tiene la obligación de rendir cuenta a los copropietarios, su obligación de acuerdo al artículo 62 No. 12 de la Ley de PH, es la de “rendir informe anual a la Asamblea de propietarios sobre el funcionamiento de la administración”.
Por ello es que no cabe otra interpretación que la rendición de cuentas, es obligación exclusiva del administrador.
El artículo de la Ley de PH que señala las obligaciones del administrador es el siguiente:
Artículo 72. La administración tendrá las obligaciones que le confieran esta Ley, las que le otorgue el Reglamento de Copropiedad, la Asamblea de Propietarios, la Junta Directiva y las siguientes:
- Velar por el cumplimiento estricto de las disposiciones de esta Ley, las normas del Reglamento de Copropiedad, las disposiciones de la Asamblea de Propietarios y de la Junta Directiva.
- Ejecutar las labores ordinarias y corrientes de administración y conservación, realizar las que fueran de urgencia para la integridad de la propiedad horizontal y acometer las que ordene la Asamblea de Propietarios.
- Velar porque se mantenga el orden en la propiedad horizontal, se cumpla el destino de las distintas unidades inmobiliarias y se observen las medidas sanitarias y de conservación.
- Exigir a los propietarios que cumplan sus obligaciones.
- Representar a la Asamblea de Propietarios en todo proceso que se relacione con el cobro, y las relativas a su administración, cuando así lo apruebe la Junta Directiva.
- Celebrar los contratos necesarios para realizar las labores ordinarias y cotidianas de administración y conservación, ciñéndose a lo establecido en el Reglamento de Copropiedad.
- Nombrar y remover a los empleados de la propiedad horizontal, con base en el presupuesto previamente aprobado por la Asamblea de Propietarios.
- Recaudar de los propietarios las cuotas de administración, conservación, mantenimiento, reparación y modificación de todos los bienes comunes.
- Ordenar las reparaciones urgentes en las áreas comunes de la propiedad horizontal y en las privadas que afecten a otra unidad inmobiliaria.
- Convocar a la Asamblea de Propietarios conforme a lo establecido en esta Ley.
- Elaborar el proyecto de presupuesto y el estado de situación del manejo de los fondos, durante el año fiscal, que será considerado y presentado por la Junta Directiva en la sesión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios, para su aprobación o rechazo.
- Llevar el detalle de todos los ingresos y egresos referentes al desempeño de sus funciones y presentar los balances mensuales a la Junta Directiva.
- Ejercer las funciones de Secretario en las sesiones de la Asamblea de Propietarios cuando lo decida la Junta Directiva o la propia Asamblea de Propietarios.
- Asistir al Secretario en lo referente al libro o registro de actas de las sesiones de las Asambleas de Propietarios y extender, en ausencia del Secretario, las certificaciones correspondientes a los interesados.
Además de las obligaciones listadas, que son las legales, hay otras que emanan del Reglamento, la Asamblea de Propietarios y de la Junta Directiva.
Pero por muchas otras obligaciones que señale el Reglamento, la Asamblea de Propietarios y/o la Junta Directiva, siempre las obligaciones serán básicamente las dos señaladas, rendición de cuentas de la gestión económica e informe de las gestiones realizadas por y a nombre del PH.
No hay que dejar de lado que todas las obligaciones que corren por cuenta del administrador son obligaciones de hacer.
Por lo tanto, no cabe de parte del administrador abstenerse de realizar ciertos actos que le competen solo a él.
Estas obligaciones corren durante la prestación del contrato de mandato y al finalizar.
Por ser la naturaleza jurídica de la administración un mandato de los cual no cabe duda alguna, es que la gestiones del Administrador no se pueden enmarcar como una relación laboral.
Cualquier intento en esa dirección de parte del mandatario deberá ser rechazado por la jurisdicción laboral, aun cuando el mandatario alegue a su favor que está bajo subordinación jurídica de la junta directiva y de la asamblea de propietarios y bajo dependencia económica.
Si bien es cierto que el proceso de rendición de cuentas se tramita como un proceso sumario, tiene una particularidad referente a los otros procesos sumarios y es que este proceso se puede convertir en ordinario.
Lo que no sucedería con los procesos que se originan en los supuestos del artículo 1345 No. 7 antes citado.
En efecto, el Código Judicial señala que en el proceso de rendición de cuentas si el demandante, objeta la cuenta y hay hechos que probar, el proceso seguirá con los trámites de la vía ordinaria.
A partir de ese momento, el proceso sumario pierde su efecto y tramitación.
Por regla general cuando hay una demanda de rendición de cuentas, es porque no se ha podido llegar a un acuerdo con el administrador dentro de la esfera íntima del PH.
Por ello es que casi todo los procesos entre el PH y el administrador son una “crónica de un proceso ordinario anunciado”.
Es por esta razón que este tipo de proceso no puede ser considerado dentro de los procesos “comunes” de PH que se tramitan como proceso sumario.
Pero qué sucede si el PH se niega a recibir la cuenta del administrador o los informes que correspondan a su gestión?
No es una situación hipotética, es más real de lo que pensamos si consideramos el inmenso mar de pasiones y conflictos entre copropietarios que hay en un PH donde puede darse el caso que se niegue la rendición de cuentas so pretexto real o no, de un acto doloso por parte del administrador.
En ese caso le corresponde al administrador presentar un proceso de pago por consignación, siendo el objeto de su demanda cumplir la obligación de hacer que sus mandantes se niegan a recibir.
En este caso el administrador en su demanda “pondrá a disposición del Juez la suma o la cosa debida, a fin de que sea entregada al acreedor”, tal como dice el artículo 1451 del Código Judicial.
En el pago por consignación el PH solo puede negarse a recibir si la obligación de hacer es incompleta o no es en la forma prevista o establecida por las partes.
Por ello al objetar el pago y/o al presentar pruebas, el proceso se convierte en proceso ordinario.
La rendición de cuentas que corre a cargo del administrador no se cumple con la entrega de informes mensuales a los propietarios; ni con entrega periódica, no importa la unidad de tiempo, así sea día a día.
De acuerdo a la Ley la Asamblea de Propietarios es el máximo organismo de gobierno dentro del PH., quien posee además la “administración y conservación de los bienes comunes que será representada por su Junta Directiva” (art. 49).
Por su parte el 71 dice que “la administración será nombrada por la Junta Directiva…”
Todo lo anterior nos lleva a concluir que si la Junta Directiva nombra al administrador, esta lo hace en nombre de la Asamblea de Propietarios, por lo tanto, se llega a la conclusión que el Administrador tiene la obligación de rendir cuenta a la Asamblea de Propietarios en su reunión ordinaria anual o bien en una reunión extraordinaria de la Asamblea de Propietarios, convocada exclusivamente para recibir la rendición de cuenta del administrador.
Ese es el único momento en que es válida la rendición de cuentas y en donde se aprueba o se rechaza.
Por ello la legitimación activa para demandar la rendición de cuentas llegado el momento que ello se produzca, será del presidente del PH, actuando en nombre de la Asamblea de Propietarios.
